Come previsto dalla normativa di riferimento (d.P.R. 445/2000, art. 47 e 48), la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà può avere ad oggetto situazioni, fatti, qualità personali, proprie o di terze persone, a diretta conoscenza del cittadino che rende la dichiarazione e che non sono comprese nell’elenco delle autocertificazioni. Può anche riguardare:

- atti di delega al compimento di una attività materiale quale il ritiro o consegna di documenti tra organi della pubblica amministrazione, riscossione pensione o compensi economici sempre presso Pubbliche Amministrazioni

- la partecipazione di concorsi, intesa come dichiarazione di conoscenza delle disposizioni previste da un determinato bando di concorso e che regolano lo specifico procedimento

- la conformità di una copia all'originale

NON può avere ad oggetto:

• Dichiarazioni future
• Dichiarazioni d’impegno
• Accettazioni o rinunce d’incarico
• Procure
• Scritture private

E in generale le dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile.

Il cittadino si assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'art. 76 del d.P.R. 445/2000.

E' rivolto a tutti i cittadini (italiani, comunitari e non); anche i cittadini extracomunitari possono utilizzarle, ma limitatamente ai dati verificabili o certificabili in Italia da soggetti pubblici e per i procedimenti relativi a materie per cui esiste una convenzione fra il loro Paese d’origine e l’Italia, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero.

Se la dichiarazione deve essere consegnata ad un ufficio pubblico (per esempio, all'Ufficio delle Entrate per la successione) o fornitore di servizio di pubblica utilità (per esempio distributore di fornitura elettrica o idrica) la dichiarazione non necessita di alcuna autentica di sottoscrizione: basterà allegare alla dichiarazione firmata e datata copia di documento d'identità del sottoscrittore.

Se la dichiarazione deve, invece, essere presentata ad un privato (per esempio, banche o assicurazioni) normalmente viene richiesto che la firma sia autenticata: in questo caso il sottoscrittore, prima di firmare la dichiarazione, dovrà presentarsi di fronte ad un pubblico ufficiale (notaio o funzionario incaricato dal Sindaco, normalmente rintracciabile presso l'Ufficio Anagrafe comunale) con un documento d'identità in corso di validità. Il sottoscrittore dovrà firmare davanti all'ufficiale incaricato che provvederà ad autenticarne la sottoscrizione.

Per usufruire del servizio occorre recarsi in presenza presso l'ufficio Anagrafe muniti di regolare documento di identità. Si prega di prestare attenzione agli orari di apertura.

Occorre presentarsi con il proprio documento di riconoscimento ed, eventualmente, dei documenti recanti dei dati specifici o particolari da riportare nella dichiarazione
(ad esempio estremi dell’atto e della registrazione di un eventuale testamento in caso di dichiarazione per successione).

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio è una dichiarazione volta a sostituire l’atto notorio (da rendere davanti a cancelliere del tribunale) con il quale possono essere comprovati stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato, resa e sottoscritta dallo stesso

Il rilascio del documento è immediato.